一个重要的商务会议的成功（gōng）与否（fǒu），关键在（zài）于策划者的策划思路与方（fāng）法（fǎ）是否正确（què），各方面细（xì）节（jiē）考虑得是（shì）否周详，会议行程安排（pái）是否合理（lǐ），譬如（rú）会议主题的构思（sī）、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备（bèi）的安装、参会（huì）者（zhě）的住宿和餐饮（yǐn）安排、会议业余时间的安排（pái）等等（děng）。面对会议（yì）策（cè）划时遇到（dào）的（de）诸多问题，作为会议（yì）策划者的您是否（fǒu）已经找到合适的策划思路和方法呢?到底（dǐ）怎么做才使这（zhè）次会（huì）议达到上（shàng）级的要（yào）求，实（shí）现会议（yì）的主（zhǔ）题思想，闪出商务会议的亮（liàng）点（diǎn）?凡事（shì）预（yù）则立，不预则废。会议（yì）策划（huá）即是对举（jǔ）办此次会（huì）议的一切（qiē）工作的准备。一个好的会议策划方案，应该从做好这个会议预算计划开始。

商务会议的（de）预算不是一个（gè）概念（niàn）。通常而言，会（huì）议（yì）预算（suàn）包括以下几（jǐ）个方（fāng）面：

1、会（huì）议室/厅费用（yòng）

具体可细分（fèn）为：

(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用（yòng）设施，譬如激光（guāng）指示笔、音响系统、桌（zhuō）椅、主席（xí）台、白板或者黑（hēi）板、油性笔、粉笔等，但一些非常（cháng）规设施并不涵盖在内比如投（tóu）影设备、临时（shí）性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时（shí）也可能需要另外（wài）的预算。

(2)、会（huì）议设施租赁费用此（cǐ）部分费（fèi）用主要（yào）是租赁一些特殊设备（bèi），如投（tóu）影仪、笔记（jì）本电（diàn）脑、移（yí）动式同声翻译系统、会场展示系统（tǒng）、多（duō）媒体系统（tǒng）、摄录设（shè）备等，租赁时通（tōng）常需（xū）要支（zhī）付一定的使用保（bǎo）证金，租赁费用（yòng）中包括设（shè）备的技术支（zhī）持与（yǔ）维护（hù）费用（yòng）。值得注意的是，在（zài）租（zū）赁时应对设（shè）备的各类功效参数作出（chū）具体（tǐ）要求(通（tōng）常（cháng）可向专业的会（huì）议服务公司咨询，以便获得非常适宜的性价比)，否（fǒu）则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施（shī）由于品牌、产地及新旧不（bú）同（tóng），租赁的（de）价格可能相差（chà）很大。

(3)、会场布置（zhì）费用如（rú）果（guǒ）不是特殊要求，通（tōng）常而言此部分费用包含在会场租赁（lìn）费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服（fú）务（wù）商协商。

(4)、其他支持（chí）费用这些（xiē）支持通常包括（kuò）广告（gào）及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介（jiè）、公共关系等（děng）。基于这些支持均为临时性质（zhì），如果（guǒ）会议主办方分别寻找这些行（háng）业支持的话，其成本费用可能比市场（chǎng）行价要高，如（rú）果让专业会议服务商代（dài）理，将获（huò）得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能（néng）细（xì）化各项（xiàng）要求，并单独签订服务协议。

2、交（jiāo）通费用

交通费用可以细分为（wéi）：

(1)、出发地至会务地的交通费用包括航（háng）班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站（zhàn）、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会（huì）议期间交通费（fèi）用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交（jiāo）通、会所到餐饮地点的交通、会所（suǒ）到商务交际场地的交通、商务（wù）考察交（jiāo）通以（yǐ）及其他与会人员可能使用的预定（dìng）交通。

(3)、欢送交通及返（fǎn）程交通（tōng）包括（kuò）航（háng）班、铁路（lù）、公路、客轮及（jí）住宿地至机（jī）场、车站、港口交（jiāo）通费用。

3、住宿费用

住宿的费用应该非（fēi）常（cháng）好（hǎo）理解值得注（zhù）意的只是住宿费里面有些价格是完全价（jià）格，而有点（diǎn）是需要（yào）另外加（jiā）收政府税金的。对于会议（yì）而言，住宿费可能是主要的（de）开支之一。找专业的会（huì）展服（fú）务商通常能（néng）获得较好的折扣。

正常的住宿费（fèi）除与酒（jiǔ）店星级标（biāo）准、房型等因素有关外，还与客房内（nèi）开（kāi）放（fàng）的（de）服务项目有关譬如客（kè）房内的长（zhǎng）途通讯（xùn）、洗换（huàn）、迷你吧酒水、一（yī）次性换洗衣物（wù）、互联网、水果提供等服务是否开放（fàng）有关。会议主（zhǔ）办方应明确酒店应（yīng）当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会（huì）议的餐饮（yǐn）费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于（yú）会议（yì）议程需要及会（huì）议目的（de）。

通（tōng）常，如（rú）果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅（tīng）是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒（jiǔ）水消费，餐厅通（tōng）常需要加收服务费。在高（gāo）星级（jí）酒店举办会议宴会，通常（cháng）在基本（běn）消（xiāo）费（fèi）水准的基础上加（jiā）收15%左右的服务费。

5、视（shì）听设（shè）备

除非在室外进行，否（fǒu）则视（shì）听设备的费用通常可以忽略（luè）。如果为了公（gōng）共关系效果而（ér）不得不在室外进（jìn）行，视听设备的预算就（jiù）比较（jiào）复杂，包括：

设（shè）备本身的（de）租赁（lìn）费用，通常按天计算

设备的运输（shū）、安装调试及控制（zhì）技术人员支持费（fèi）用，可让会展服务商代理

音（yīn）源主要是背景音乐及（jí）娱（yú）乐音乐选择，主（zhǔ）办者可自带，也可委托代理（lǐ）

6、杂（zá）费（fèi）

杂费是指会议过程中一些临（lín）时性安排（pái）产生（shēng）的费（fèi）用（yòng），包括打印、临时运输及装卸、纪（jì）念品（pǐn）、模特与礼仪服（fú）务、临时道具、传（chuán）真及其他（tā）通讯、快递（dì）服务、临（lín）时保健、翻译与向导（dǎo）、临时商务用（yòng）车、汇兑等等。杂费（fèi）的（de）预算很难计划，通常可（kě）以在会务（wù）费用预算中增列不可预见费（fèi）用作（zuò）为机动处理。