会议是（shì）指人们为了（le）解决（jué）某个共同的问题或出于（yú）不同的目的聚（jù）集（jí）在一起（qǐ）进行讨（tǎo）论、交流的活（huó）动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作（zuò）为会展业（yè）的重要组成部分，大（dà）型会议特别是国际（jì）性（xìng）会议在提升城市（shì）形象、促（cù）进市政建设、创（chuàng）造经济效益等方面具有（yǒu）特（tè）殊的作用。

　　而举办（bàn）一（yī）场成功的会议，最重要的（de）就（jiù）是要全面（miàn）的传达会议精（jīng）神，让与会者了解会议的主题（tí）和宗旨，并在会后切实（shí）有效的（de）执行（háng）工作。但是（shì）在会议场所选择之中，会议费用到底包含着哪一（yī）些？会议费用的（de）多少（shǎo）往（wǎng）往是决定会（huì）议场（chǎng）所的选择大小（xiǎo）。

　　谈（tán）到如何去选择一个标准的会议场所，很多人（rén）可能（néng）会想到只要（yào）会议室大小合适，会议（yì）设施配（pèi）备（bèi）完善（shàn），交通便利就大致可以了。但是却往往忽略会议的（de）费用，下（xià）面（miàn）淘会场就为大家列出一个标准会议（yì）的费用（yòng）到底参合哪些，让大家能够清晰明了（le）！

　　会议及展（zhǎn）览的预算（suàn）不只是（shì）一个概念（niàn），它需要（yào）实际（jì）的数据分析（xī）以及当地（dì）经济水平来决定的。通常（cháng）而（ér）言，会（huì）议预算包括以下几个方面：

　　1、交通费用：

　　(1)、出发地（dì）至会务地的交通费（fèi）用包括航班、铁路、公（gōng）路、客（kè）轮，以及目（mù）的地车站、机场、码头至（zhì）住（zhù）宿地（dì）的（de）交通。

　　(2)、会议期间交通费用主要（yào）是会务地交通费用，包括住宿地至会所（suǒ）的交通（tōng）、会所到（dào）餐饮地点的（de）交通（tōng）、会所到（dào）商务交际（jì）场地的交（jiāo）通、商务考察交通（tōng）以（yǐ）及其（qí）他与会人员可能（néng）使用（yòng）的预（yù）定交通。

　　(3)、欢送交（jiāo）通及返（fǎn）程（chéng）交通包括（kuò）航班、铁（tiě）路、公（gōng）路、客轮（lún）及住宿地至机场（chǎng）、车（chē）站、港口交通费用（yòng）。

　　2、会议室/厅费用具体可细（xì）分为：

　　(1)、会议场（chǎng）地租金（jīn）通常而言，场地（dì）的租（zū）赁已经包含（hán）某些常（cháng）用设施（shī），譬如激光指示（shì）笔（bǐ）、音响系（xì）统、桌椅、主席台、白（bái）板（bǎn）或（huò）者黑板、油性笔（bǐ）、粉笔等（děng），但一些非常规设（shè）施（shī）并不涵盖在内（nèi）比（bǐ）如投影设备、临时性的装饰物、展（zhǎn）架等，需要（yào）加装（zhuāng）非主席（xí）台发言（yán）线路时也（yě）可能需要另外（wài）的预算（suàn）。

　　(2)、会议设施租（zū）赁费用此部分费用主要是（shì）租赁一些（xiē）特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻（fān）译系统、会场展（zhǎn）示系（xì）统、多媒（méi）体（tǐ）系统、摄录设备等，租（zū）赁时（shí）通常需要支付一定的使用（yòng）保证金，租赁费用中包括设备（bèi）的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应（yīng）对设备的各类功效参数作出具（jù）体要（yào）求（通常（cháng）可向（xiàng）专业的会议服（fú）务公（gōng）司咨询（xún），以便获得最适（shì）宜（yí）的性价比），否则可能影响会议的（de）进行。另外，这（zhè）些会议（yì）设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　(3)、会场（chǎng）布置费用如果不（bú）是特殊要求，通（tōng）常而言此部分费用包含（hán）在会（huì）场租赁费用中。如果有特殊（shū）要求，可以与（yǔ）专业的会议服务商协（xié）商。

　　(4)、其他（tā）支持费用这些支持通常包括（kuò）广（guǎng）告及印刷、礼仪、秘书服务、运（yùn）输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关（guān）系（xì）等。基于这些支持（chí）均为临（lín）时（shí）性质，如果会议主办方（fāng）分别寻找这些（xiē）行业支持（chí）的话，其成本费（fèi）用可（kě）能比市（shì）场行价（jià）要高，如果让专业会（huì）议服务商代理，将获得价格相对（duì）比较低廉且服务专业的支持。

　　3、住宿（xiǔ）费用：

　　值得（dé）注意的（de）只是住宿费里面有些价格是完全价格（gé），而有些（xiē）是需要另外加（jiā）收政府税金的。对（duì）于会议而言，住宿费可能（néng）是主要的开支之一。找（zhǎo）专业的会展（zhǎn）服务商通常（cháng）能获得较好的折（shé）扣，比如（rú）淘会场提（tí）供的各个酒店都（dōu）有10%-40%的（de）优惠折扣（kòu）。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房（fáng）型等因素有关外，还与（yǔ）客房内（nèi）开放的服务项目有关譬如客房内（nèi）的（de）长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性（xìng）换洗衣物（wù）、互（hù）联网、水果提（tí）供等服务是否开放（fàng）有关（guān）。会议主办方应明确酒店应（yīng）当关闭或者开放的服（fú）务项目及（jí）范围。

　　4、餐饮费用:

　　会议（yì）的餐饮费（fèi）用可以很（hěn）简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

　　(1)、早（zǎo）餐通（tōng）常是自助餐（cān），当然也可以采取围桌式就餐，费用（yòng）按人数计算即可（但考虑到会议（yì）就餐的特殊性及原（yuán）材（cái）料的预（yù）备，所（suǒ）以预计就餐（cān）人数不（bú）得与（yǔ）实际（jì）就餐人（rén）数相差到15％，否则餐馆有（yǒu）理由拒绝按（àn）实际就餐人数（shù）结算而改为按（àn）预（yù）定人数收取费用）

　　(2)、中餐（cān）及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式（shì），按桌预算围桌式形（xíng）式。如果主办（bàn）方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会（huì）收（shōu）取一定（dìng）数（shù）量的服务费用。

　　(3)、酒（jiǔ）水及服务费属于非常规消费（fèi），如果（guǒ）在高星级（jí）酒店餐厅就餐，餐厅是谢（xiè）绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐（cān）厅通常需要加（jiā）收服务费。在高星级酒店举（jǔ）办会议（yì）宴（yàn）会，通（tōng）常在（zài）基本消费水准的基础上加收15％左（zuǒ）右的服务费（fèi）。

　　(4)、会场茶歇此（cǐ）项费用（yòng）基本上是按人（rén）数预算（suàn）的，预算时可（kě）提出（chū）不同时（shí）段茶歇（xiē）的食物、饮料（liào）组（zǔ）合。承办者（zhě）告（gào）知的茶（chá）歇价格通（tōng）常包（bāo）含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外（wài）的预算（suàn）。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式（shì）两种西式（shì）基本上以咖啡、红茶、西式点（diǎn）心、水果（guǒ）等为主，中式（shì）则以开水、绿（lǜ）茶或者（zhě）花茶、果茶、水果、咖啡、水果及（jí）点心为主。

　　(5)、联（lián）谊酒会/舞会事（shì）实上，联谊酒会/舞会的预算可能比（bǐ）单独（dú）的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算（suàn）。但（dàn）酒（jiǔ）会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其（qí）预算（suàn）可（kě）能需要比较（jiào）长的时间确（què）认：

　　5、视听设（shè）备（bèi）：

　　如果为了公共（gòng）关（guān）系效（xiào）果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包（bāo）括：

　　a、设备本（běn）身的租赁费用，通常按天计（jì）算

　　b、设备（bèi）的运输、安（ān）装（zhuāng）调试及控制技术人员（yuán）支持费用，可让会（huì）展服务商代理

　　c、音（yīn）源主（zhǔ）要是（shì）背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可（kě）自带，也可委托代理

　　d、演员及节目通（tōng）常（cháng）可以选定（dìng）节目后按场（chǎng）次（cì）计算预算金（jīn）额通常与节目（mù）表演难度及参与（yǔ）人数正相（xiàng）关。在适宜地点如（rú）果有固定的（de）演出，那预算就很简单，与观（guān）看表演（yǎn）的人数（shù）正相（xiàng）关专（zhuān）场或包场除外。

　　6、旅游考察费用（yòng）：

　　（1）旅游餐费一般按照主办方的（de）奖金预算（suàn）而定，通常情况（kuàng）下以参加人数算，每个人的餐标（biāo）从几十（shí）到几百（bǎi）元不等（děng），以主办方举办（bàn）此次行（háng）程的目的及接待客户的社会地位而定。

　　（2）旅游车（chē）费（fèi）是从出发（fā）地到（dào）景点再返回（huí）出发（fā）地全程专车接送，一般情况下（xià）旅游大巴车都只能抵（dǐ）达（dá）旅（lǚ）游景区大门口进行停放后。转乘景区统一客（kè）车或观光车（chē）前往景点参观（guān）浏览，景区内的观（guān）光车（chē）票（piào）需另（lìng）行购（gòu）买。

　　（3）旅（lǚ）游门票费依照旅游考察的行（háng）程（chéng）所经过（guò）的景点、及人数而定。

　　（4）导游服务（wù）费通常（cháng）一个团会配置（zhì）一名（míng）导游（yóu）全程跟随讲（jiǎng）解介绍，若景（jǐng）区内有（yǒu）自（zì）备导游则由景区（qū）内（nèi）的导游进行（háng）主讲，随团导游为游客进（jìn）行补充讲解。同时随团导游（yóu）还要负责（zé）掉队（duì）成员的押尾工作。

　　7、杂费（fèi）

　　杂费是指会展（zhǎn）过程中一些临（lín）时性安（ān）排产生的费用，包括打印、临时运（yùn）输及装（zhuāng）卸（xiè）、纪念品、模（mó）特与礼仪服务（wù）、临时道（dào）具、传真及（jí）其他通讯、快（kuài）递服务、临（lín）时（shí）保健、翻（fān）译（yì）与向导、临时（shí）商务用车、汇（huì）兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在（zài）会（huì）务费用（yòng）预算中增（zēng）列不可预见费用作为机动处理（lǐ）。